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【残業ゼロも可能】仕事が何倍も速くなる時間コントロール術

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ビジネスマン
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仕事を頑張っているのに、定時になかなか帰れない・・。

どうやったら残業少なくして早く帰れるのかな?

この記事ではこういった疑問に答えます。

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残業ゼロ!仕事が何倍も速くなる時間コントロール術

私は幼い頃から父の影響でプロ野球を観ていたのですが。

そのプロ野球が大好きだった時代の選手である、元ヤクルトスワローズの捕手・古田敦也さんの「準備が勝敗を分ける」という言葉は、スポーツだけでなく様々な仕事にも言えると思っています。

「準備」とは仕事でいうとすなわち「段取り」のことですね。

社会人なら、この「段取り」は身につけておきたいスキル。(むしろ出来ない人はきっと仕事の出来ない人扱いされるかもしれません・・・)

 

今回はその時間コントロール術を6つ紹介したいと思います。

ぜひ今後の参考にしていただいて、少しでも残業が少なくなってもらえればと思います。

①全体像を把握する

まず短期〜長期にかけてやるべきプロジェクト、タスクなどを把握します。

把握しなければスケジュールに落とし込むことができないので、全体像の把握は必須。

 

②ゴールから考える

仕事のゴール(デットライン・〆切)を決めましょう。そこから全体像も含めて、逆算して仕事を行います。

あらかじめ〆切が決まっている仕事はいいですが、その期日より少し手前に終わらせる予定を立てると良いです。

またそれ以外のタスクは、こなすのに何分・何時間かかるのか一目でわかりやすくしておくと、スキマ時間にタスクを組み込みやすくなります。

③作業のリスト化をする

「①全体像の把握」と「②ゴールから考える」を踏まえた上でリスト化すると分かりやすいです。

 

実際の例で見てみましょう。

下記は、高校教員をやっている私が、学年末試験後のタスクをリスト化したものです。

 

1学期期末 TODOリスト

☑︎数学Ⅱ(○年○組)試験作成:40分:7/9(火)

☑︎数学Ⅱ(○年○組)解答作成:30分:7/12(金)

☑︎数学Ⅱ(○年○組)試験印刷:10分:7/10(水)

☑︎数学Ⅱ(○年○組)採点:60分:7/12(金)

☑︎授業ノートチェック:60分::7/16(火)

☑︎欠課時間数チェック:5分:7/16(火)

☑︎成績ファイル作成:20分:7/12(金)

☑成績個票入力:30分:7/16(火)

☑個票を担任に提出:5分:7/17(水)

☑授業○年○組案作成:30分:7/17(水)

☑︎︎次学期シラバス作成:30分:7/19(金)

 

試験前の1週間くらい前からこの「やるべきこと」「かかる時間」「〆切日」のリストを作成し、学年末試験&成績の忙しい期間を乗り切っています。授業をこなしながらの試験準備&成績準備なので、このTODOリストが無かったら多分残業ヤバいです。

教員の仕事は、とくにクラス担任とか部活持っていたらハンパじゃないくらい仕事に溢れてるんで、こうやってタスクを細分化し、空き時間にはめ込んでどんどん消化しないと間に合わない感じです・・・。

新卒1年目の時に、残業ほぼしない仕事がめちゃくちゃ出来る主婦の先輩に教えてもらった方法なので、マジで使えます。

④現実とのギャップを明確にする

①〜③で逆算することで、現在の進行度合いとのギャップも明らかになるはず。

自分で解決できる問題なら、かかる時間ややるべきことを細分化して、改善していきましょう。

しかし自分自身でやると間に合わない場合が出てくるときは、1人で抱え込まず「適材適所」で周りの人の力を借りましょう。

⑤営業時間を決め、メリハリをつける

残業ありきで仕事をすると、「まだ時間があるからいいや〜」と、必要のない休憩を挟んだり、集中力をかいてダラダラ仕事をしてしまう人もいるでしょう。

とくに無自覚でこれをやってる人は注意!

いつまでたっても仕事の能率は上がりません。

仕事の終了の時間をしっかり決め、その時間内に終われるよう段取りをつけましょう。

⑥スキマ時間を大事に

空いた5分の時間も大事にしたいところです。

私の場合、職場にいる時間は基本的には手を止めません。休憩時間の10分でもネットのニュースを見たりしますし、授業がない50分間は、次の授業案を作成したりプリントを作ります。

③のリスト化されたものを勤務時間内のスケジュールにどんどん入れます。

そのためには、手帳を持つことをおすすめしたい。できれば時間が明確なバーチカルタイプのものですね。

 

現在私は、iPadのアプリ『Planner』でスケジュール管理をしています。

マンスリー・週間バーチカル・デイリーとそれぞれ切り替えて記入できるので、本当に便利です。画像や写真も添付できますし、付箋やマスキングテープなどを使ってデコることも可能。

紙に書くのが好きな人は、『バレットジャーナル』のような自作の手帳を書くのもいいですね。

まとめ

仕事をスムーズにするには「段取り」は欠かせないもの。そのためには自分の時間をコントロールできるようになれば必然と上手くなってきます。

ただ何となく仕事をこなすのでなく、目的とゴールを持って仕事に取り組みましょう。

そうすれば仕事に忙殺される毎日でなく、自分の時間が生まれて余裕のある毎日が送れるでしょう。

 

▼参考書籍

 

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